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如何有效管理复印机、打印机,控制使用成本?
时间:2020-01-15 12:14:33  来源:复印机刷卡系统  作者:复印机刷卡系统
如何有效管理复印机、打印机,控制使用成本? 很多企业的成本管理很细致,可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。

不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件,管理的仅仅是打印部分,但没有对复印部分进行有效管理,管理并不完整,目前复印机管理采用的方法大约有以下5如何有效管理复印机、打印机,控制使用成本?

很多企业的成本管理很细致,可复印机、打印机的管理和成本细分却是笔糊涂账。

不能细分到部门甚至是个人。有些单位虽然使用了打印监控软件,管理的仅仅是打印部分,但没有对复印部分进行有效管理,管理并不完整,目前复印机管理采用的方法大约有以下5种:


一、设立复印登记制度,复印进行记录。看起来很正规,可问题是:

无人值守时,登记的数量准确吗?有人值守时,值守的人工成本多少?
月底谁来统计每个人的使用量,尤其是一个单位有多台复印机在不同位置,有多个登记本的时候,谁来合计?没人管的记录,还不如不要浪费那个登记本。

二、每个使用者设一个密码,问题是:

使用者多的时候,设置密码不方便。(设置后要记录,然后再分配给每位使用者?)

变更密码不方便。使用者忘记密码、或离职、或新员工入职时,如何解决密码的设置?(是服务商还是公司的复印机管理者来操作?)

打印统计不方便。另外每台电脑都要设置密码打印,更换电脑时,会产生设置的问题。

复印统计不方便。统计复印时,要到复印机那里一个账户一个账户地查看,公司复印机多或使用者人数多的时候,统计是个大麻烦。


三、每个部门设一个密码,问题是:

使用量、使用权限无法细分到个人。一个员工调换部门,部门密码就需要变更。部门密码就真的保密吗?


四、控制空白复印纸,问题是:

纸是领走了,但打印了什么文件、是否使用了彩色,单位并不知道。

每次复印要自己放纸,一天到晚就听拉推复印机纸盒的声音了,复印机纸盒也容易损坏。

最重要的是为了节省办公,如果花在领纸、管纸上的时间成本、人工成本并不是小数的话,或许不去管还更省钱。


五、专人管复印机,问题是:

一年的人工成本多少?管理员离开位置,复印机无法管理或无法使用。


上述5种方法都不理想,其实解决复印打印统计,并控制使用成本并不复杂,最好的解决方案是:使用复印打印刷卡管理系统,实现单位所有的复印机和打印机自动管理和统计。



刷卡复印、打印、扫描的好处是:

1、 自动统计:通过刷卡复印、刷卡打印,每个人在不同品牌型号复印机、打印机上的使用量,都自动统计到系统后台自己的账户,一张都跑不了,可以方便地按部门印量、个人印量、月印量、彩色印量、最大用量等条件进行统计,成本的细分不仅能到部门,还能精确到个人,员工入职、调职、离职的操作都很方便(管理者仅在软件管理后台上操作即可)。


2、 节省费用:每个人彩色与黑白、复印与打印的使用权限可根据需要个性化配置,比如禁止彩色复印或彩色打印的权限,或限制印量等。刷卡才能打印出来,避免了打印出文件没人取或乱取的浪费,彩色打印还可以强制用黑白输出。
 

 
理光复印机刷卡系统
 

3、 漫游打印:不装刷卡的话,发出打印命令后如果复印机/打印机正在使用,要等用完才能输出打印件,去取打印件时,如果发现复印机/打印机故障而换设备打印,容易出现原设备故障排除后,发生重复打印的问题。装了刷卡后,可到其它复印机/打印机(包括不同品牌)刷卡输出,重新打印的麻烦和重复打印的问题,都不会发生。


4、 保密打印:打印件刷卡才会输出,输出时间可自由掌握,避免输出的文件遗留在打印设备上,造成的泄密。


5、 扫描便捷又安全:复印机使用刷卡扫描到邮箱时,不用再在复印机上给每个人设置一个邮箱了,只需在复印机上设置一个扫描到共享文件夹,就可自动将扫描件发到软件使用者帐户里预先设定好的邮箱里,既解决了扫描到共享文件夹时信息不安全的问题,又解决了传统扫描到邮箱时,要在每台复印机给每个人设置邮箱的麻烦,和设置复杂的问题,以及更换复印机要重新设置邮箱的问题。


(传统扫描到邮箱,人数多的时候、员工入职/离职的时候,设置或删除邮箱的工作是不是很繁琐?供应商是不是怕麻烦,而没有采用比扫描到共享文件夹安全的扫描到邮箱方式?或者没有全部设置扫描到邮箱?甚至没有介绍出租的复印机可以扫描?甚至说出租的复印机不能扫描?)


6、 统计准确:使用量以系统管理后台的记录为准(掌握在用户手里),而不是以复印机的计数器为准(掌握在服务商手里),彻底解决租赁或全包服务中,不良供应商虚增使用量(调高计数器)的问题。


7、 内容监控:可监控打印的文件名,甚至打印内容、复印内容,有效控制私用。


8、 防网络阻塞:打印采用网络共享方式,打印数据先传到服务器上,刷卡时才传到打印机,不像网络打印,打印数据直接传到打印机上,在打印量大,或瞬间打印量大时,可能会阻塞网络。


9、 管理完整:解决了打印监控管理系统只能管理打印,不能管理复印的问题。


此文章由:复印机刷卡系统(qq:188003131) 原创!未经许可严禁转载!

原文地址: https://zhuanlan.zhihu.com/p/102524022
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